Verwaltungswechsel · geordnet · ohne Lücke
Verwaltung wechseln beim Stockwerkeigentum
Wenn die Leistung nicht mehr stimmt, braucht der Wechsel vor allem eines: einen geordneten Ablauf. Wir begleiten Ihre Stockwerkeigentümergemeinschaft (STWEG) in Bern, Thun, Burgdorf, Lyss und Umgebung vom Entscheid bis zur Übergabe ohne Unterbruch.
Aus Eigentümersicht
Woran es meistens liegt
Unzufrieden wird man selten von heute auf morgen: Die wenigsten Gemeinschaften wechseln aus einer Laune. Meist sind es dieselben Muster, die sich über Jahre wiederholen, bis der eigene Aufwand grösser ist als die Entlastung.
Wer etwas meldet, hört nichts mehr. Erledigt ist es, mit etwas Glück, Wochen später.
Am Ende erklären Eigentümer der Verwaltung, was zu tun wäre. Oder erledigen es gleich selbst.
Anliegen gelten als Störung, Zuständigkeiten der Versammlung werden übergangen, und Hinweise darauf ändern nichts.
Vom vereinbarten Pflichtenheft wird nur ein Teil erbracht, und auch der lückenhaft. Verrechnet wird das Ganze.
Zu klein, zu aufwendig: Überschaubare Gemeinschaften erhalten auf Anfragen nicht selten Absagen. Also bleibt alles beim Alten.
So bleibt es an den Eigentümern hängen: Entweder sie fangen die Lücken mit eigenem Aufwand auf, oder die Liegenschaft trägt den Schaden. Beides ist nicht der Zweck einer bezahlten Verwaltung. Und es geht auch anders: erreichbar, fachlich verlässlich und persönlich. So verstehen wir unsere Arbeit, als Eigentümer und Bewirtschafter zugleich. Wie das aussieht
Rechtlicher Rahmen
Sie sind nicht gebunden. Und Sie müssen nichts überstürzen.
Gut zu wissen: Das Gesetz stellt die Gemeinschaft über die Verwaltung. Entscheidend ist nur, den Wechsel geordnet anzugehen.
Ausführlich mit Rechtsgrundlagen:
Wie wechseln wir von unserer bisherigen Verwaltung?
Das Gesetz nennt diese Rolle Verwalter, umgangssprachlich heisst sie oft Hausverwaltung. Für die Abberufung genügt nach herrschender Lehre das einfache Mehr: mehr als die Hälfte der an der Versammlung anwesenden oder vertretenen Eigentümer, gezählt nach Köpfen, nicht nach Wertquoten: Jeder Eigentümer hat eine Stimme, auch mit mehreren Wohnungen, und wer eine Wohnung gemeinsam besitzt, stimmt zusammen einmal. Enthaltungen zählen dabei wie Nein-Stimmen. Ihr Reglement kann die Zählweise ändern, etwa so, dass nur gültige Stimmen zählen; dafür muss die Regel aber in der Gründungsurkunde (dem Begründungsakt) stehen oder einstimmig beschlossen worden sein (BGE 144 III 510 E. 2.2.4; SVIT-Kommentar Art. 712m Rz. 186). Sehen Sie vor der Versammlung nach, was bei Ihnen gilt. Strenger als das einfache Mehr darf es die Abberufung nach herrschender Lehre nicht machen, auch wenn es für die Wahl mehr verlangt. Eine vertragliche Kündigungsfrist steht ihr nicht entgegen.
Der Verwaltungsvertrag ist rechtlich in aller Regel ein Auftrag. Deshalb können Sie ihn jederzeit beenden, anders als eine Miete. Der Beschluss der Versammlung beendet das Amt, also die Aufgabe als Verwaltung, sobald er der Verwaltung mitgeteilt ist oder, wenn er einen späteren Tag festlegt, an diesem Tag. Nach dem massgebenden Kommentar endet damit auch der Vertrag, ohne zusätzliche Kündigung und auch wenn eine vertragliche Frist nicht eingehalten ist. Ein Teil der Fachliteratur, wohl die Mehrheit, sieht den Vertrag erst als beendet, wenn er auch finanziell abgewickelt ist; nach dem massgebenden Kommentar ändert das praktisch nichts. Was danach noch abzurechnen ist, steht unter «Praxis». Dauerhaft gebunden ist Ihre Gemeinschaft in keinem Fall.
Die bisherige Verwaltung muss Rechenschaft ablegen und herausgeben, was sie für die Gemeinschaft erhalten oder geführt hat: Buchhaltung mit Originalbelegen, Verträge, Protokolle, Pläne, Korrespondenz, Schlüssel. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, wie das Mandat endet, auch nach einer vorzeitigen Abberufung. Die Gemeinschaft hat Anspruch auf ihre vollständigen Akten: Die Übergabe fordern wir ein und dokumentieren sie.
Die Gemeinschaft schuldet der bisherigen Verwaltung in jedem Fall die geleistete Arbeit, Spesen und Auslagen bis zum Amtsende. Ein Honorar für die restliche Vertragsdauer gehört nicht dazu: Einen Auftrag darf man jederzeit beenden, ohne das entgangene Honorar zu schulden (OR Art. 404). Eine Zusatzentschädigung gibt es nur für Ausgaben im Vertrauen auf den Fortbestand des Mandats, die durch die Abberufung wertlos werden, etwa Kosten für eigens angestelltes Personal; hat die Verwaltung selbst Anlass zur Abberufung gegeben, entfällt auch das. Geordnet heisst deshalb nicht, zusätzlich zu kündigen, sondern den Beschluss präzise zu fassen: Abberufung auf ein bestimmtes Datum.
Der Ablauf
Der Wechsel in vier Schritten
Der grösste Teil ist unsere Arbeit. Von Ihrer Gemeinschaft braucht es einen Antrag fürs Traktandum, einen Beschluss und eine Ansprechperson. Die Vorlage für den Antrag liefern wir. Tritt Ihre bisherige Verwaltung von sich aus zurück, etwa ein Eigentümer, der sie bisher geführt hat, braucht es keine Abberufung. Die Versammlung wählt die neue Verwaltung, in der Regel mit einfachem Mehr; am einfachsten lädt die bisherige Verwaltung noch selbst dazu ein. Die Übergabe der Unterlagen läuft gleich.
Vertrag prüfen
Der Vertrag entscheidet nicht, ob Sie wechseln können: Abberufen kann die Versammlung jederzeit, auf ein Datum ihrer Wahl. Der Vertrag sagt Ihnen nur, was beim Abschluss noch zu regeln ist, etwa Übergabefristen und Entschädigungen.
Sie legen den Verwaltungsvertrag bereit.
Wir prüfen den Vertrag und empfehlen das Datum.
Angebot einholen
Nach Erstgespräch und Begehung vor Ort erhalten Sie ein konkretes Angebot.
Sie zeigen uns die Liegenschaft.
Wir erstellen Offerte, Leistungsübersicht und die fertige Antragsvorlage.
Beschluss der Versammlung
Die Versammlung entscheidet über den Wechsel, in der Regel mit einfachem Mehr.
Sie traktandieren den Wechsel und stimmen ab.
Wir beantworten Fragen aus der Eigentümerschaft.
Übergabe und Start
Zum Stichtag geht der Betrieb an die neue Verwaltung über, ohne Unterbruch für die Gemeinschaft.
Sie benennen eine Ansprechperson.
Wir übernehmen Unterlagen, Buchhaltung, Verträge und Schlüssel.
Und die Kosten? Die Entscheidungsgrundlage kostet nichts: Offerte, Leistungsübersicht und Antragsvorlage erhalten Sie kostenlos und unverbindlich. Für die Übernahme des Mandats verrechnen wir eine einmalige Pauschale, bei einer normal grossen Gemeinschaft erfahrungsgemäss CHF 2'000 bis 6'000 je nach Grösse und Zustand der Unterlagen, ab mehr als 100 Wohnungen individuell. Sie deckt Zeit und persönlichen Aufwand während der Übergangszeit und Einarbeitung, von der Übernahme der Unterlagen bis zur eingerichteten Buchhaltung, und wird in der Offerte beziffert. Das laufende Honorar berechnen Sie vorab im Honorar-Rechner.
Der Zeitplan
Vom Stichtag her planen
Einen allgemeingültigen Kalender gibt es nicht. Abberufen kann die Versammlung jederzeit; für einen geordneten Übergang zählt der Stichtag, auf den Jahresabschluss, Übergabe der Unterlagen und, wenn nichts drängt, das Vertragsende ausgerichtet werden. Planen Sie von diesem Datum her; diese Schritte gehören dazu:
- Mit der Einladung: der Wechsel steht als Traktandum drin.
Ohne Ankündigung in der Einladung darf die Versammlung nicht darüber beschliessen (ZGB Art. 67 Abs. 3). Dafür brauchen Sie niemanden sonst: Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein Geschäft auf die Traktandenliste kommt, und beim Wechsel der Verwaltung gilt das erst recht. Der Antrag geht an die Person, welche die Versammlung einberuft, also meist an die Verwaltung selbst; sie muss ihn aufnehmen. Die Frist steht in Ihrem Reglement, sonst so früh, dass er vor dem Versand der Einladung vorliegt. Ein fertig formulierter Antragstext erspart Rückfragen, und eine Kopie an die übrigen Eigentümer stellt sicher, dass alle ihn kennen. Erscheint der Punkt nur unter Verschiedenes, lässt sich dort nicht gültig darüber beschliessen; verlangen Sie einen eigenen Traktandenpunkt. Liegt die ordentliche Versammlung ungünstig, kann eine ausserordentliche einberufen werden; dafür braucht es ein Fünftel der Eigentümer, gezählt nach Köpfen wie bei der Abstimmung, nicht nach Wohnungen (bei 15 Eigentümern also drei), sofern Ihr Reglement die Hürde nicht tiefer setzt.
- Falls die Verwaltung den Antrag liegen lässt.
Nimmt die Verwaltung Ihren Antrag nicht auf, verletzt sie ihre Pflichten. Beschliessen lässt sich an der Versammlung dann nicht darüber, denn beschlossen werden darf nur, was angekündigt ist. Bitten Sie aber darum, im Protokoll festzuhalten, dass Ihr Antrag rechtzeitig eingereicht und nicht aufgenommen wurde, und sichern Sie Ihren Antrag und allfällige Antworten, auch E-Mails. Sind sich alle Eigentümer einig, was meist nur in kleinen Gemeinschaften gelingt, geht es danach ohne Versammlung: mit einem Zirkularbeschluss, den alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer unterschreiben, bei mehreren Eigentümern einer Wohnung jede Person. Nehmen Sie die Wahl der neuen Verwaltung gleich mit auf und bestimmen Sie, wer den Beschluss der bisherigen Verwaltung zustellt: Die Abberufung wirkt erst mit dieser Mitteilung, und eingeschrieben lässt sie sich belegen. Sonst bleibt die ausserordentliche Versammlung. Weigert sich die Verwaltung, auch sie einzuberufen, sehen Sie im Reglement nach, ob jemand anderes einberufen darf; sonst bleibt das Gericht, und das dauert.Vorlage Zirkularbeschluss · Mehr dazu: «Unsere Verwaltung reagiert nicht»
- An der Versammlung: Beschluss und Ermächtigung.
In der Regel genügt das einfache Mehr. Für die Behandlung dieses Traktandums soll die Verwaltung den Vorsitz abgeben, sie ist in eigener Sache befangen; nehmen Sie die Übertragung der Leitung gleich in den Antrag auf, dann ist sie angekündigt. Die Abberufung wirkt, sobald sie der bisherigen Verwaltung mitgeteilt ist; war diese an der Versammlung anwesend, braucht es keine separate Mitteilung mehr. Sonst ermächtigt die Versammlung eine Person, den Beschluss zuzustellen, aus Beweisgründen am besten per Einschreiben.
- Die Übergangszeit regeln.
Mit der bisherigen Verwaltung wird vereinbart, ab wann die Übergabe gilt und was sie bis dahin noch erledigt. Meist gibt es eine Überschneidung: Die bisherige Verwaltung erstellt die Abrechnung ihrer Periode, während die neue den Betrieb bereits übernimmt.
- Die letzte Abrechnung hat eine klare Rollenteilung.
Die bisherige Verwaltung rechnet ihre Periode ab, wir prüfen die Abrechnung auf Vollständigkeit und Plausibilität, und genehmigt wird sie wie immer von Ihrer Versammlung.
Häufige Bedenken
Was Gemeinschaften vorher beschäftigt
Werkzeuge
Grundlagen für Ihre Versammlung
Ohne Anmeldung und ohne Kontaktdaten, damit Ihre Gemeinschaft auf gleicher Grundlage diskutiert:
- Honorar-Richtwert vorab, für Pauschal und Flex: damit in der Versammlung über Inhalte statt Vermutungen gesprochen wird.
- Pflichtenheft als PDF, zugeschnitten auf Ihre Angaben: die Grundlage für vergleichbare Offerten.
- Musterantrag für die Versammlung, mit Teilanträgen und Quoren: als Vorlage zum Download, zusammen mit der Checkliste für die Aktenübergabe. Welches Quorum ein anderes Traktandum braucht, zeigt der Quorum-Finder.
Unverbindlich
Reden wir über Ihre Situation
Im Kennenlerngespräch, gern bei Ihnen vor Ort, hören wir zu und zeigen, was ein Wechsel für Ihre Gemeinschaft konkret bedeuten würde. Entscheiden können Sie danach in Ruhe.