Verwaltungswechsel · geordnet · ohne Lücke
Verwaltung wechseln beim Stockwerkeigentum
Wenn die Leistung nicht mehr stimmt, braucht der Wechsel vor allem eines: einen geordneten Ablauf. Wir begleiten Ihre Stockwerkeigentümergemeinschaft (STWEG) in Bern, Thun, Burgdorf und Umgebung vom Entscheid bis zur nahtlosen Übergabe.
Aus Eigentümersicht
Woran Gemeinschaften merken, dass es nicht mehr passt
Unzufrieden wird man selten von heute auf morgen: Die wenigsten Gemeinschaften wechseln aus einer Laune. Meist sind es dieselben Muster, die sich über Jahre wiederholen, bis der eigene Aufwand grösser ist als die Entlastung.
Wer etwas meldet, hört nichts mehr. Erledigt ist es, mit etwas Glück, Wochen später.
Am Ende erklären Eigentümer der Verwaltung, was zu tun wäre. Oder erledigen es gleich selbst.
Anliegen gelten als Störung, Zuständigkeiten der Versammlung werden übergangen, und Hinweise darauf ändern nichts.
Vom vereinbarten Pflichtenheft wird nur ein Teil erbracht, und auch der lückenhaft. Verrechnet wird das Ganze.
Zu klein, zu aufwendig: Überschaubare Gemeinschaften erhalten auf Anfragen nicht selten Absagen. Also bleibt alles beim Alten.
So bleibt es an den Eigentümern hängen: Entweder sie fangen die Lücken mit eigenem Aufwand auf, oder die Liegenschaft trägt den Schaden. Beides ist nicht der Zweck einer bezahlten Verwaltung. Und es geht auch anders: erreichbar, fachlich verlässlich und persönlich. So verstehen wir unsere Arbeit, als Eigentümer und Bewirtschafter zugleich.
Rechtlicher Rahmen
Sie sind nicht gebunden. Und Sie müssen nichts überstürzen.
Gut zu wissen: Das Gesetz stellt die Gemeinschaft über die Verwaltung. Entscheidend ist nur, den Wechsel geordnet anzugehen.
Ausführlich mit Rechtsgrundlagen:
Wie wechseln wir von unserer bisherigen Verwaltung?
Das Gesetz nennt diese Rolle Verwalter, umgangssprachlich heisst sie oft Hausverwaltung. Für die Abberufung genügt das einfache Mehr; ein Reglement kann sie nach herrschender Lehre nicht erschweren. Eine vertragliche Kündigungsfrist steht ihr nicht entgegen.
Der Verwaltungsvertrag ist rechtlich in aller Regel ein Auftrag. Das ist der Grund, weshalb Sie ihn jederzeit beenden können, anders als eine Miete. Zwei Dinge laufen dabei nebeneinander: das Amt, also die Aufgabe als Verwaltung, und der Vertrag darüber. Der Beschluss der Versammlung beendet beides zugleich, oder an dem Tag, den der Beschluss dafür festlegt; eine zusätzliche Kündigung braucht es nach dem massgebenden Kommentar nicht, auch dann nicht, wenn eine vertragliche Frist damit nicht eingehalten ist (ein Teil der Lehre, wohl die Mehrheit, verlangt sie; praktisch ohne Bedeutung, weil die Verwaltung ab der Mitteilung ohnehin nicht mehr handeln darf). Was bleiben kann, ist eine Abrechnung: offene Honorare und Spesen bis zum Amtsende, und in seltenen Fällen Ersatz für Auslagen, welche die bisherige Verwaltung im Vertrauen auf die Fortdauer getätigt hat. Ein Honorar für die restliche Vertragsdauer gehört nicht dazu, und eine Forderung der neuen Verwaltung entsteht daraus ohnehin nicht. Wir prüfen Ihren Vertrag und empfehlen den Weg, der für Ihre Gemeinschaft sicher ist. Dauerhaft gebunden ist Ihre Gemeinschaft in keinem Fall.
Die bisherige Verwaltung muss Rechenschaft ablegen und herausgeben, was sie für die Gemeinschaft erhalten oder geführt hat: Buchhaltung mit Originalbelegen, Verträge, Protokolle, Pläne, Korrespondenz, Schlüssel. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, wie das Mandat endet, auch nach einer vorzeitigen Abberufung. Die Gemeinschaft hat Anspruch auf ihre vollständigen Akten: Die Übergabe fordern wir ein und dokumentieren sie.
Die Gemeinschaft schuldet der bisherigen Verwaltung in jedem Fall die geleistete Arbeit, Spesen und Auslagen bis zum Amtsende. Ein Honorar für die restliche Vertragsdauer gehört nicht dazu: Die Abberufung beendet nach dem massgebenden Kommentar auch den Vertrag, selbst wenn dessen Fristen damit nicht eingehalten sind. Eine Zusatzentschädigung gibt es nur für Ausgaben im Vertrauen auf den Fortbestand des Mandats, die durch die Abberufung wertlos werden, etwa Kosten für eigens angestelltes Personal; hat die Verwaltung selbst Anlass zur Abberufung gegeben, entfällt auch das. Geordnet heisst deshalb nicht, zusätzlich zu kündigen, sondern den Beschluss präzise zu fassen: Abberufung auf ein bestimmtes Datum.
Der Ablauf
Der Wechsel in vier Schritten
Der grösste Teil ist unsere Arbeit. Von Ihrer Gemeinschaft braucht es einen Beschluss und eine Ansprechperson, mehr nicht.
Vertrag und Frist prüfen
Der Vertrag entscheidet nicht, ob Sie wechseln können: Abberufen kann die Versammlung jederzeit, auf ein Datum ihrer Wahl. Der Vertrag sagt Ihnen nur, was beim Abschluss noch zu regeln ist.
Sie legen den Verwaltungsvertrag bereit.
Wir prüfen den Vertrag und empfehlen das Datum.
Angebot einholen
Nach Erstgespräch und Begehung vor Ort erhalten Sie ein konkretes Angebot.
Sie zeigen uns die Liegenschaft.
Wir erstellen Offerte, Leistungsübersicht und die fertige Antragsvorlage.
Beschluss der Versammlung
Die Versammlung entscheidet über den Wechsel, in der Regel mit einfachem Mehr.
Sie traktandieren den Wechsel und stimmen ab.
Wir beantworten Fragen aus der Eigentümerschaft.
Übergabe und Start
Zum Stichtag geht der Betrieb an die neue Verwaltung über, nahtlos und ohne Lücke für die Gemeinschaft.
Sie benennen eine Ansprechperson.
Wir übernehmen Unterlagen, Buchhaltung, Verträge und Schlüssel.
Und die Kosten? Die Entscheidungsgrundlage kostet nichts: Offerte, Leistungsübersicht und Antragsvorlage erhalten Sie kostenlos und unverbindlich. Für die Übernahme des Mandats verrechnen wir eine einmalige Pauschale, bei einer normal grossen Gemeinschaft erfahrungsgemäss CHF 2'000 bis 6'000 je nach Grösse und Zustand der Unterlagen, ab mehr als 100 Wohnungen individuell. Sie deckt Zeit und persönlichen Aufwand während der Übergangszeit und Einarbeitung, von der Übernahme der Unterlagen bis zur eingerichteten Buchhaltung, und wird in der Offerte beziffert. Das laufende Honorar berechnen Sie vorab im Honorar-Rechner.
Der Zeitplan
Der Vertrag gibt den Takt vor
Einen allgemeingültigen Kalender gibt es nicht: Verträge enden aufs Jahresende, auf Mitte Jahr oder auf einen anderen Stichtag. Massgebend ist, was in Ihrem Vertrag steht und was mit der bisherigen Verwaltung vereinbart wird. Planen Sie vom gewünschten Stichtag her; diese Schritte gehören dazu:
- Vertrag prüfen.
Enddatum und Kündigungsfrist stehen im Verwaltungsvertrag. Die Abberufung binden sie nicht, die kann die Versammlung jederzeit beschliessen, und ein Honorar für die restliche Vertragsdauer entsteht daraus nicht. Der Vertrag zeigt aber, was sonst noch geregelt ist: Übergabefristen, Entschädigungen, Pflichten beim Abschluss. Deshalb steht der Blick hinein am Anfang.
- Mit der Einladung: der Wechsel steht als Traktandum drin.
Ohne Ankündigung in der Einladung darf die Versammlung nicht darüber beschliessen (ZGB Art. 67 Abs. 3). Dafür brauchen Sie niemanden sonst: Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein Geschäft auf die Traktandenliste kommt, und beim Wechsel der Verwaltung gilt das erst recht. Der Antrag geht an die Person, welche die Versammlung einberuft, also meist an die Verwaltung selbst; sie muss ihn aufnehmen. Die Frist steht in Ihrem Reglement, sonst so früh, dass er vor dem Versand der Einladung vorliegt. Ein fertig formulierter Antragstext erspart Rückfragen, und eine Kopie an die übrigen Eigentümer stellt sicher, dass alle ihn kennen. Erscheint der Punkt nur unter Verschiedenes, lässt sich dort nicht gültig darüber beschliessen; verlangen Sie einen eigenen Traktandenpunkt. Liegt die ordentliche Versammlung ungünstig, kann eine ausserordentliche einberufen werden; dafür braucht es ein Fünftel der Eigentümer, sofern Ihr Reglement die Hürde nicht tiefer setzt.
- An der Versammlung: Beschluss und Ermächtigung.
In der Regel genügt das einfache Mehr. Für die Behandlung dieses Traktandums soll die Verwaltung den Vorsitz abgeben, sie ist in eigener Sache befangen; nehmen Sie die Übertragung der Leitung gleich in den Antrag auf, dann ist sie angekündigt. Die Abberufung wirkt, sobald sie der bisherigen Verwaltung mitgeteilt ist; war diese an der Versammlung anwesend, braucht es keine separate Mitteilung mehr. Sonst ermächtigt die Versammlung eine Person, den Beschluss zuzustellen, aus Beweisgründen am besten per Einschreiben.
- Die Übergangszeit regeln.
Mit der bisherigen Verwaltung wird vereinbart, ab wann die Übergabe gilt und was sie bis dahin noch erledigt. Meist gibt es eine Überschneidung: Die bisherige Verwaltung erstellt die Abrechnung ihrer Periode, während die neue den Betrieb bereits übernimmt.
- Die letzte Abrechnung hat eine klare Rollenteilung.
Die bisherige Verwaltung rechnet ihre Periode ab, wir prüfen die Abrechnung auf Vollständigkeit und Plausibilität, und genehmigt wird sie wie immer von Ihrer Versammlung.
Häufige Bedenken
Was Gemeinschaften vorher beschäftigt
Werkzeuge
Grundlagen für Ihre Versammlung
Ohne Anmeldung und ohne Kontaktdaten, damit Ihre Gemeinschaft auf gleicher Grundlage diskutiert:
- Honorar-Richtwert vorab, für Pauschal und Flex: damit in der Versammlung über Inhalte statt Vermutungen gesprochen wird.
- Pflichtenheft als PDF, zugeschnitten auf Ihre Angaben: die Grundlage für vergleichbare Offerten.
- Musterantrag für die Versammlung, mit Teilanträgen und Quoren: als Vorlage zum Download, zusammen mit der Checkliste für die Aktenübergabe. Welches Quorum ein anderes Traktandum braucht, zeigt der Quorum-Finder.
Unverbindlich
Reden wir über Ihre Situation
Im Kennenlerngespräch, gern bei Ihnen vor Ort, hören wir zu und zeigen, was ein Wechsel für Ihre Gemeinschaft konkret bedeuten würde. Entscheiden können Sie danach in Ruhe.