Leistungen · Pflichtenheft · Ansätze
Was die Bewirtschaftung von Stockwerkeigentum umfasst
Der Leistungskatalog aller 13 Module: was enthalten ist und was nicht. Daraus entsteht Ihr Pflichtenheft.
Aufbau
Fünf Pflichtmodule, acht Zusatzmodule
Die Pflichtmodule decken die Aufgaben ab, die das Gesetz in ZGB Art. 712s und 712t beschreibt, dazu die Umgebung, die fast jede Liegenschaft hat. Die acht Zusatzmodule wählt die Gemeinschaft nach Bedarf; einzelne betreffen Verantwortung, die bei der Eigentümerschaft bleibt, beim Brandschutz aus den kantonalen Vorschriften und bei der Absturzsicherung aus der Werkeigentümerhaftung, und sind entsprechend gekennzeichnet. Fachbegriffe erklären wir weiter unten unter «Kurz erklärt».
Jede Liegenschaft besuchen wir regelmässig. Wer Bewohner, Gebäude und Anlagen kennt, bewirtschaftet vorausschauend und schafft die Grundlage, um den Werterhalt langfristig zu planen.
Was in ein Pflichtenheft gehört und wer seinen Umfang festlegt, steht im Ratgeber. Die Ansätze zu diesen Leistungen stehen unter Verwaltungskosten.
Pflichtmodule
In jedem Paket enthalten
Die Details zu jedem Modul klappen Sie unten auf. Das vollständige Pflichtenheft als PDF, zugeschnitten auf Ihre Liegenschaft, erstellen Sie mit wenigen Angaben im Honorar-Rechner.
Administration & VersammlungBAS11× ordentliche Versammlung, Beschlüsse, Protokolle und Kommunikation.
Enthalten
- Vorbereitung und Durchführung einer ordentlichen Stockwerkeigentümer-Versammlung pro Jahr (gemäss Reglement).
- Traktandenliste, Einladung, Stimmrechtsausweis vorbereiten.
- Beschlüsse dokumentieren, Protokoll erstellen und versenden.
- Zirkulationsbeschlüsse vorbereiten, durchführen und protokollieren (schriftliche Beschlussfassung; erfordert Zustimmung aller Stockwerkeigentümer).
- Pendenzen nachführen und Umsetzung beschlossener Anträge koordinieren (Projektvolumen bis CHF 30'000 pro Jahr; grössere Vorhaben nach Aufwand).
- Jahresbericht der Bewirtschaftung (Rechenschaftsbericht) zuhanden der ordentlichen Versammlung.
- Antragsprüfung und Beratung zu Traktanden.
- Koordination mit Ausschuss/Beauftragten.
- Laufende Korrespondenz mit Eigentümern (Anfragen, Mitteilungen).
- Ausschusssitzungen begleiten (1–2× pro Jahr, weitere nach Aufwand).
- Reglement anwenden, Anpassungen anstossen und die Beschlussfassung durch die Versammlung vorbereiten.
- Vertretung der Gemeinschaft nach aussen (Behörden, Dritte) im Rahmen ordentlicher Geschäftsführung.
Nicht enthalten
- Ausserordentliche Versammlungen (nach Aufwand).
- Rechtliche Prüfung der Anträge (nach Aufwand).
- Rechtsberatung und Rechtsvertretung.
- Mediation bei Eigentümerkonflikten.
Finanzen & JahresbudgetBAS2Budget, Abrechnung, Zahlungsverkehr, Beiträge und Versicherungspolicen.
Enthalten
- Jahresbudget und Jahresabschluss zur Beschlussfassung vorbereiten.
- Gemeinschaftliche Kosten und Lasten nach Wertquoten bzw. reglementarischem Schlüssel auf die Eigentümer verteilen und in Rechnung stellen (Art. 712s Abs. 2 ZGB).
- Erneuerungsfonds (Äufnung gemäss Versammlungsbeschluss, Art. 712m ZGB): Einlagen budgetieren, Mittel auf separatem Konto der Gemeinschaft führen und Saldo jährlich ausweisen.
- Zahlungsverkehr abwickeln und Rechnungsfreigabe gemäss Kompetenzordnung.
- Beitragsläufe erstellen und Mahnwesen führen.
- Heiz-, Warmwasser- und Betriebskostenabrechnung erstellen (verbrauchsabhängig, sofern Messungen vorhanden bzw. kantonal vorgeschrieben); Ablesung und Messdienstleister koordinieren.
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
- Versicherungspolicen verwalten (Übersicht, Erneuerung und Anpassung gemäss Beschluss der Versammlung).
- Vermögensausweis und Steuerinformationen für Eigentümer bereitstellen.
Nicht enthalten
- Steuerberatung und Finanzierungsberatung.
- Erstellung von Steuererklärungen.
- Rechtliches Inkasso nach erfolgloser Mahnung (Betreibungsbegehren, Rechtsöffnung, Anmeldung des gesetzlichen Pfandrechts nach Art. 712i ZGB), nach Aufwand.
- Kosten externer Messdienstleister (Ablesung, Gerätemiete Wärme-/Wasserzähler), Drittkosten, werden separat ausgewiesen.
- Anlageberatung und Vermögensverwaltung.
Betrieb & UnterhaltFUA1Unterhalt koordinieren, Störungen/Schäden bearbeiten, Dienstleister führen.
Enthalten
- Service- und Unterhaltsaufträge koordinieren (Handwerker, Lieferanten).
- Betrieb und Unterhalt Einstellhalle/Tiefgarage koordinieren.
- Regelmässige Kontrollbesuche der Liegenschaft zur Überprüfung des Gesamtzustands der gemeinschaftlichen Teile.
- Störungs- und Schadenfälle aufnehmen und abwickeln.
- Dringliche Sofortmassnahmen zur Schadenabwehr ohne Beschluss (Art. 712s Abs. 1 ZGB).
- Versicherungs-Schadenabwicklung koordinieren (Meldung, Dokumentation, Nachverfolgung).
- Leistungskontrolle von Dienstleistern/Hauswart (sofern vorhanden).
- Hauswartvertrag ausarbeiten, Anstellung und Einführung anhand Pflichtenheft koordinieren (sofern Hauswart vorhanden).
- Schlüsselverwaltung und Zutrittskontrolle organisieren.
- Service- und Providerverträge verwalten (Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungen).
- Energieeinkauf für Gemeinschaftsanlagen koordinieren (z.B. Heizöl/Pellets, Allgemeinstrom).
- Über die Einhaltung von Gesetz, Reglement und Hausordnung wachen (Art. 712s Abs. 3 ZGB); bei Verstössen Eigentümer anschreiben und Massnahmen zuhanden der Versammlung vorbereiten.
Nicht enthalten
- Bauherrenvertretung, Bauleitung und Bauprojektleitung/Submission (nach Aufwand).
- Technische Fachgutachten und Expertisen.
- Lohnadministration eines angestellten Hauswarts (Lohnlauf, Sozialversicherungen), nach Aufwand.
- Umgebungspflege und Aussenanlagen (→ FUA3).
Sicherheit & GefahrenorganisationSEC1Sichtkontrollen, Gebäudekontrollbuch, Sofortmassnahmen und Nachweisführung.
Enthalten
- Sichtkontrollen in Gemeinschaftsbereichen: Beleuchtung, Stolperstellen, Ordnung.
- Gebäudekontrollbuch führen und Sofortmassnahmen organisatorisch steuern.
- Fristen für Wartungen und Kontrollen nachverfolgen.
- Nachweise zu durchgeführten Wartungen ablegen.
Nicht enthalten
- Brandschutzkontrollen (→ SEC2).
- Prüfung von Absturzsicherungen (→ SEC3).
- Technische Prüfungen und Messungen.
UmgebungFUA3Koordination von Unterhalt in Umgebung und Aussenanlagen.
Enthalten
- Koordination von Umgebungspflege und Aussenflächen.
- Dienstleistertermine planen, Abnahmen durchführen, Mängel rapportieren.
- Saisonale Themen organisatorisch begleiten (z.B. Winterdienst, Gartenarbeiten).
Nicht enthalten
- Keine gesonderten Abgrenzungen erfasst.
Zusatzmodule
Nach Bedarf wählbar
Sie ergänzen die Pflichtmodule dort, wo die Gemeinschaft Unterstützung braucht. Wie Zusatzmodule und Pflichtmodule in der Praxis zusammenspielen, vom Erneuerungsfonds bis zum Gebäudekontrollbuch, zeigen drei Beispiele auf «Über uns».
ObjektdokumentationFUA2Strukturierte Ablage von Unterlagen, Plänen und Nachweisen.
Enthalten
- Dokumentenstruktur für Objekt, Verträge, Protokolle, Nachweise aufbauen und pflegen.
- Versionierung und klare Ablagewege sicherstellen.
- Unterlagen bei Anfragen, Schadenfällen und Behördenkontakten kurzfristig bereitstellen.
Nicht enthalten
- Digitalisierung von Alt-Archiven (nach Aufwand).
- Fachliche Prüfung von Dokumenten (Statik, Bauphysik etc.).
Brandschutz (betriebliche Kontrolle)SEC2Pflicht der EigentümerschaftFluchtwege, Türen und sichtbare Abschottungen: Kontrolle und Nachbearbeitung.Die Pflicht bleibt bei der Eigentümerschaft, mit oder ohne dieses Modul; das Modul übernimmt die Organisation.
Enthalten
- Fluchtwege auf Freihaltung prüfen (betriebliche Kontrolle).
- Brandschutztüren: Schliessfunktion und offensichtliche Mängel kontrollieren.
- Sichtkontrolle zugänglicher Brandabschottungen.
- Mängel dokumentieren und Behebung koordinieren.
- Kontrollbericht erstellen.
- Brandschutzklappen in zugänglichen Bereichen sichtprüfen.
- Halbjährliche Sichtkontrolle pro Gebäude (2× pro Jahr).
Nicht enthalten
- Behördliche Brandschutzabnahmen und Zertifizierungen.
- Technische Prüfungen von Brandmeldeanlagen.
- Erstellung von Brandschutzkonzepten (nach Aufwand).
Brandschutz ist eine gesetzliche Pflicht der Eigentümerschaft (kantonale Brandschutzvorschriften/VKF). Dieses Modul nimmt die betriebliche Kontrolle (Fluchtwege, Brandschutztüren, Abschottungen) im Namen der Gemeinschaft wahr. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob sie an die Bewirtschaftung delegiert wird.
Absturzsicherung (Nachweis/Plakette)SEC3Verantwortung der EigentümerschaftPlakette/Nachweise prüfen, Termine führen, bei Bedarf Fachfirma beiziehen.
Enthalten
- Prüfplakette/Prüfdatum sichtbar kontrollieren (sofern zugänglich).
- Prüffristen führen und Nachweise ablegen.
- Bei Unklarheit: Sperren/Eskalation, Fachfirma koordinieren.
- Kontrollbericht erstellen.
Nicht enthalten
- Technische Belastungsprüfung (nur durch zertifizierte Fachfirma).
- Montage, Reparatur oder Ersatz von Absturzsicherungen.
Absturzsicherungen unterliegen Prüf- und Sorgfaltspflichten (u. a. Werkeigentümerhaftung Art. 58 OR). Dieses Modul übernimmt Nachweis- und Fristenkontrolle sowie Eskalation; die Werkeigentümerverantwortung bleibt bei der Gemeinschaft.
Gewährleistung/MängelFUA4Mängel dokumentieren, nachverfolgen und Fristen koordinieren.
Enthalten
- Baumängel innerhalb der Garantiefristen erfassen, priorisieren und die Mängelrüge rechtzeitig abschicken: bei Arbeiten im Auftrag der Gemeinschaft in deren Namen, sonst mit Vollmacht der Eigentümer (ohne Vollmacht rügen sie selbst).
- Hinweis: Die Vollmacht erteilen die Eigentümer am besten schon bei Mandatsbeginn, damit bei einem Mangel keine Zeit verloren geht.
- Fristen für Gewährleistung koordinieren und überwachen.
- Abstimmung mit Unternehmern/Planern bis zur einvernehmlichen Behebung.
- Betrifft gemeinschaftliche Bauteile; Sonderrecht liegt beim einzelnen Eigentümer.
Nicht enthalten
- Strittige Fälle (Meinungsverschiedenheiten, Gutachten, Verhandlungen), Zusatzleistung nach Aufwand.
- Mängel nach Ablauf der Garantiefristen (→ regulärer Unterhalt FUA1).
- Rechtsvertretung und Prozessführung.
- Technische Gutachten zur Mangelbeurteilung.
ZEV-AbrechnungFUA5Nur bei vorhandenem ZEVQuartalsweise Abrechnung für den Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV).
Enthalten
- Messdaten quartalsweise abrufen und auf Stimmigkeit prüfen (Summenbilanz, Ausreisser).
- 3 Akonto-Rechnungen (Vorauszahlungen) und Jahresschlussabrechnung je Einheit erstellen.
- Solartarif jährlich neu kalkulieren (Gestehungskosten / 80%-Regel).
- Abstimmung mit Netzbetreiber (Einspeisung, Rückvergütung, Zählerersatz).
- Teilnehmermutationen bei Handänderungen nachführen.
Nicht enthalten
- Softwarelizenz für ZEV-Abrechnungstool (Drittkosten, separat).
- Installation und Wartung von Smart Metern / Subzählern.
- Technische Beratung zur PV-Anlage.
ZustandsaufnahmeLCM1Jährliche Begehung mit Massnahmenliste (ohne Fachgutachten).
Enthalten
- Jährliche, dokumentierte Begehung des Objekts mit strukturierter Massnahmenliste (geht über die laufenden Kontrollbesuche hinaus).
- Priorisierung nach Dringlichkeit und Kostenfolgen.
- Betriebliche Einschätzung des Zustands gemeinschaftlicher Bauteile und ihrer voraussichtlichen Restnutzungsdauer (aus Sichtbefund, Alter und üblicher Lebensdauer).
- Massnahmen nach BKP (Baukostenplan) gegliedert strukturieren.
Nicht enthalten
- Messungen, Laboranalysen, technische Expertisen.
- Fachgutachten (Statik, Energie, Bauphysik).
Budget +4 JahreLCM2Mittelfristplanung als Ergänzung zum Jahresbudget.
Enthalten
- Rollierend aktualisierte Mehrjahresübersicht über erwartete Kostenblöcke: das Jahresbudget und die vier Folgejahre, also fünf Jahre.
- Planungsgrundlage für Rückstellungen und Investitionsentscheide.
- Ergebnisse als Traktandum für Versammlung aufbereiten.
- Richtwerte/Planungshilfe ohne Fachgutachten.
Nicht enthalten
- Detaillierte Kostenschätzungen durch Fachplaner.
Voraussetzung: Setzt Zustandsaufnahme (LCM1) voraus.
Langfristplanung (20 Jahre)LCM3Erneuerungen über 20 Jahre, Kostenpfad und Vorschlag für die Einlage in den Erneuerungsfonds.
Enthalten
- Grobplanung von Erneuerungen über 20 Jahre.
- Kostenpfad und Etappierung als Entscheidungsgrundlage.
- Vorschlag für die jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds, hergeleitet aus Zustandsaufnahme, Kostenpfad und Fondsbestand.
- Ergebnisse und Einlagevorschlag als Traktandum und Antrag für die Versammlung aufbereiten.
- Richtwerte/Planungshilfe ohne Fachgutachten.
Nicht enthalten
- Verbindliche Kostengarantien.
- Fachgutachten (Statik, Energie, etc.).
- Festsetzung der Einlage: Darüber beschliesst die Versammlung, soweit Reglement oder Beschluss nichts anderes vorsehen.
Voraussetzung: Setzt Zustandsaufnahme (LCM1) und Budget +4 Jahre (LCM2) voraus.
Begriffe
Kurz erklärt
Wertquote
Der Anteil jeder Einheit am ganzen Stockwerkeigentum, meist in Tausendsteln. Danach richten sich die Kostenanteile, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht (ZGB Art. 712e, 712h), und bei manchen Beschlüssen das Stimmgewicht.
Sonderrecht
Das Recht, die eigene Wohnung und ihre Nebenräume allein zu nutzen und innen auszubauen. Tragende Teile, Dach, Fassade und Treppenhaus bleiben gemeinschaftlich (ZGB Art. 712a, 712b).
Werkeigentümerhaftung
Für Schäden aus einem mangelhaften Gebäudeteil haftet der Eigentümer, auch ohne eigenes Verschulden (OR Art. 58). Bei gemeinschaftlichen Teilen kann sich der Anspruch gegen die Gemeinschaft richten.
Äufnung
Das regelmässige Einzahlen in den Erneuerungsfonds. Wie viel, legt das Reglement oder die Versammlung fest. Nennt das Reglement einen Betrag, gilt er, bis die Versammlung ihn mit der Mehrheit ändert, die eine Reglementsänderung braucht.
Kompetenzordnung
Die Betragsgrenzen, bis zu denen die Bewirtschaftung Rechnungen ohne Rückfrage freigeben darf. Die Grenzen legt die Gemeinschaft fest.
Beitragslauf
Die Rechnung an alle Eigentümer für ihren Anteil an den gemeinschaftlichen Kosten und am Erneuerungsfonds.
Saldovortrag
Die Kontostände der bisherigen Buchhaltung, die bei einem Wechsel in die neue übernommen werden.
Restnutzungsdauer
Wie viele Jahre ein Bauteil voraussichtlich noch hält, geschätzt aus Zustand, Alter und üblicher Lebensdauer.
BKP
Baukostenplan: die in der Schweiz übliche Gliederung von Baukosten nach Bauteilen und Arbeiten.
ZEV
Zusammenschluss zum Eigenverbrauch: Die Eigentümer nutzen den Solarstrom vom eigenen Dach gemeinsam und rechnen ihn untereinander ab.
Pflichtenheft
Die Liste, was die Bewirtschaftung für Ihre Gemeinschaft leistet und was nicht; Grundlage des Bewirtschaftungsvertrags.
Gebäudekontrollbuch
Das Journal, in dem Kontrollen, Wartung und Instandsetzung der Brandschutzeinrichtungen festgehalten werden.
Brandabschottung
Ein feuerwiderstandsfähiger Verschluss dort, wo Kabel, Rohre oder Lüftungskanäle eine brandabschnittsbildende Wand oder Decke durchqueren. Er hält Feuer, Wärme und Rauch für eine bestimmte Zeit davon ab, durch die Öffnung zu gelangen.
Flex-Modell
Eine Grundpauschale plus Aufwand nach Stunden, begrenzt durch ein Kostendach.
Kostendach
Die Obergrenze, die das Flex-Modell für Mehraufwand innerhalb der gewählten Module setzt.
Ansätze
Was ausserhalb der Module verrechnet wird
Punkte, die oben ausdrücklich mit «nach Aufwand» bezeichnet sind, verrechnen wir zu diesen Ansätzen. Die übrigen Abgrenzungen sind entweder durch ein anderes Modul abgedeckt, Drittkosten, die wir separat ausweisen, oder Leistungen, die wir nicht erbringen.
- BewirtschafterCHF 130 / Stunde
- Mandatsleiter / GeschäftsführungCHF 150 / Stunde
- Juristischer SupportCHF 220 / Stunde
Im Flex-Modell gilt für Mehraufwand innerhalb der gewählten Module der Ansatz plus CHF 10, also Bewirtschafter CHF 140 und Mandatsleiter / Geschäftsführung CHF 160 pro Stunde, begrenzt durch das Kostendach. Juristischer Support (CHF 220 pro Stunde) gilt nicht als Flex-Aufwand: Er wird zum normalen Ansatz verrechnet und zählt nicht zum Kostendach. Auch Zusatzleistungen ausserhalb des Pakets fallen nicht unter das Kostendach. Die Einzelheiten stehen unter Verwaltungskosten.
Was im Einzelfall dazukommen kann
Diese Leistungen fallen nur bei Bedarf an, etwa bei einem Eigentümerwechsel oder einem grösseren Schaden. Im Pflichtenheft aus dem Rechner stehen sie unter Ziffer 3.
Mandatsübernahme (einmalig)
Aktensichtung und Datenübernahme (Eigentümer, Verträge, Versicherungen, Dienstleister, Schlüsselplan), Überführung von Kontenplan und Buchhaltung inklusive Saldovortrag, Aufbau und Implementierung der gewählten Module, Einrichtung des Eigentümerportals, Übergabeversammlung sowie Erstkontakt mit Hauswart, Handwerkern und Behörden. Einmalige Pauschale nach Grösse und Umfang der Gemeinschaft. Voraussetzung ist, dass die Unterlagen in lesbaren Formaten und digital vorliegen.
Je nach Grösse und Zustand der Unterlagen, bei einer normal grossen Gemeinschaft erfahrungsgemäss CHF 2'000 bis 6'000. Wie der Wechsel abläuft: Verwaltung wechseln.
Ausserordentliche Versammlungen
Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung, nach Aufwand.
Bauherrenvertretung / Bauleitung
Koordination von Planern und Unternehmern, Kostenkontrolle und Abnahme, nach Aufwand.
Rechtsberatung-Koordination
Koordination mit Anwalt/Notar bei rechtlichen Fragestellungen, nach Aufwand.
Reglement und Hausordnung
Prüfung des bestehenden Reglements und der Hausordnung, Entwurf von Anpassungen und Abstimmung mit dem Notariat; beschlossen wird an der Versammlung. Nach Aufwand.
Vermietung gemeinsamer Objekte
Verwaltung und Vermietung gemeinschaftlicher Räume/Flächen inkl. Inkasso von Mietzinsen und Nebenkosten, nach Aufwand oder nach Vereinbarung.
Gemeint sind Räume und Flächen der Gemeinschaft, etwa Besucherparkplätze oder ein Hobbyraum. Die Vermietung einzelner Eigentumswohnungen (Mietverwaltung) bieten wir nicht an.
Handänderung (Eigentümerwechsel)
Aktualisierung Stammdaten, Überleitung von Akonto- und Schlussabrechnung, Mutation im System, Information an Versicherung und Dienstleister, CHF 300 pro Fall.
Grössere Schadenfälle
Ordentliche Schadenfälle (Schadenvolumen bis CHF 30'000 pro Jahr) sind im Basishonorar (FUA1) enthalten. Grössere Schadenfälle (z.B. Wasserschaden, Brand, Sanierung mit Versicherung) werden nach Aufwand verrechnet.
Auf unsere Ansätze fällt zurzeit keine Mehrwertsteuer an. Ordentliche Auslagen (Porto, Druck, Fahrten zur Liegenschaft) sind bis CHF 500 pro Jahr im Honorar inbegriffen. Das Eigentümerportal verrechnen wir als eigene Position, Lizenzen Dritter gehen direkt an die Gemeinschaft. Die Ansätze pro Wohnung, Gebäude und Parkplatz stehen unter Verwaltungskosten.
Kostenlos, ohne Kontaktangabe
Pflichtenheft für Ihre Gemeinschaft
Wählen Sie im Rechner die Module, die Ihre Gemeinschaft braucht, und laden Sie das Pflichtenheft als PDF herunter. Es dient als Besprechungsgrundlage: eine transparente Übersicht, was wirklich geleistet werden soll.
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